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开发团队如何做出合理的时间估算

发布时间:2018-11-17 19:57:24

作者:Steve Pavlina

很多人都不能有效估算一个任务需要花费多长时间。也许你估算需要1个多小时,但事实上却花了3至4个小时才完成任务。或者也许你分配了30分钟去执行一个任务,但是你却在5分钟内便完成了该任务。所以该如何做才能做出更精确的估算呢?

以下是帮助你更好地估算时间的技巧:

time estimate

计算你的蒙混概率

一开始你最好能够衡量当前的估精度。

为即将到来的任务创造一个任务清单,并记下你所期待的每个任务花费时间的随意估算值。当你完成每个任务时,记录下你真正花费的时间。然后加起来算出总共花费的时间,除以你所估算的可能花费的时间。最终得出的便是你的蒙混概率。

举个例子来说,如果你估算一个任务列表需要花费12个小时才能完成,但实际上它们花费了你15个小时,那么你的蒙混概率便是15/12=1.25。这便意味着你比预期值多花了25%的时间去完成任务。

如果你为各种任务测量了蒙混概率,你将会发现对于每一个任务,你的蒙混概率都会发生很大的变化,也许这种范围会在0.1至10.0之间。然而对于那些需要好几天时间才能完成的任务群组来说,你便会发现蒙混概率的范围波动较小。当你面对的是适当的任务时,你的互查概率的数值便较为集中。

我的平均蒙混概率是1.5。这便意味着当我随意估算自己完成任务所需要的时间时,结果往往都会过于乐观;任务最终完成的时间通常都会比我最初估算的长50%。对于任何特殊的独立任务而言,我们的估算也许会更加不精确。但是如果我算准一组任务需要2天时间的话,那么实际上它们便需要3天的时间。

当你清楚了自己的蒙混概率后,你便可以利用它更准确地估算出任务群组所需要的时间。你只需将随意估算值相加,然后乘以蒙混概率。最后得出的便是相对精确的估算值。

在估算特定任务时我通常都会较为乐观。所以知道蒙混概率也并不能帮助我让最初的估算更加精确。我的随意估算值一直都是不准确的。但是当我将估算值乘以蒙混概率后,最终得出的结果便非常接近现实所需要的时间。这能帮助我更合理地安排时间。

基于蒙混概率,我知道如果我想要在一天内花8个小时完成工作,那么基于随意估算值我需要5个小时20分钟去完成任务(5:20=8小时/1.5)。尽管每天计算这种补偿值看起来很愚蠢,但实际上这却是非常有效的——远比列出8个小时的任务然后强迫自己一天工作12个小时或因为只能在预期时间内完成2/3的任务而沮丧好多了。当我意识到自己不可能完成任务时,自我糟蹋只会让一切变得更糟糕。

我们最好能够制定一份合理的任务清单,即能够帮助我们即时完成任务而不是因为错误的估算不断自责。即使乍看之下我的每日任务清单很短,但是我却能够有效地在一天结束后划掉相应任务。因为每天的变化,这份列表并不是绝对的准确,但这总比我们胡乱尝试的好,并且能够鼓励我们按照每日节奏做事,而不会超负荷工作。

我建议你们将蒙混概率用于至少10至20个小时的任务中。如果你估算的只是几个小时的任务,你的蒙混概率便不会精准。

当然了,如果能够每隔一段时间重新计算蒙混概率的话就再好不过了。一个季度一次最好了。在工作属性改变时重新估算也是必要的,如当你开始一个新项目,跳槽或换职业。

如果你想要获得更多细节,你可以为不同类型的工作估算不同的蒙混改良。不过我就没这座,但是如果你认为不同的任务具有完全不同的蒙混概率的话,这便是个不错的注意。例如,你是一名学生并发现数学作业的蒙混概率是0.9,但学期论文的蒙混概率为1.7,那么你便需要区分不同的蒙混概率才能进行更精确的估算。

如果你管理的是一个团队的衣服,你便可以为团队中的每个成员估算蒙混概率。询问每个成员完成一组任务的时间估算,策略实际所需时间,从而为他们估算蒙混改良。不管何时当你为即将到来的任务估算这些团队成员的全新时间数值时,你便可以将他们的估算除以个人蒙混概率。这将帮助你为团队项目创造更精准的时间表。你将会发现人们往往会在相同的方式上犯错。

划分合理的大小

为了做出精确的估算。你必须将任务划分成一些合理的大小。如果你的任务组块太大,你便会忽视过多细节。而如果你的组块过小,你便会深陷一些低级别的细节中,并且你估算任务的时间将长于完成任务的时间;这都会消耗大量的日常开支。

举个例子来说吧,“彻底检修我的网站”听起来是个复杂且多任务项目。但这却并不是足以做出合理估算的大足快。你只需要列出完成该项目所需要的个体任务。

另一方面,“在信封上写邮寄地址”便太过于细分了。你应该能够按照估算的时间完成这一任务。但是太过细节化只会浪费你的时间而不能提高效能。

你应该找到最合适的任务大小,从而才能做出最精确的估算。我将基于自己的经验列出一些方法:

一坐规则。我的估算更适合那些能够坐一段时间便完成的任务。这便意味着每个任务组块需要2至4个小时。当我面对的是更大的组块时,我便会错失更多任务并低估了所需时间。而当我面对的是更小的组块,我则可能列出过多细节,高估了所需时间,从而浪费太多时间。

经验补充。如果我在之前多次完成了同样的任务,那么我的估算便会更加精确,从而我的蒙混概率便会降至1.2,甚至是1.0.举个例子来说吧,我已经写了700多篇的文章,所以我非常擅于估算每篇文章所需要花费的时间(通常是3个小时)。如果我需要做一些从未做过的事,那么蒙混概率便有可能是2.0甚至更高。面对一个任务经验越少的话,那么我的蒙混概率便会越高。

定义明确的任务界限

确保你的任务拥有明确的定义。模糊的任务将很难进行时间估算。

如果我的一个任务是“更新账单,”我便不清楚这其中包含什么。这是否意味着去平衡我的活期存款?支付工资?填写纳税申报表?记录收入?如果我想要做出可靠的估计,我便需要清楚自己将要做些什么。

你可能会发现为一个并不明确的任务的组件列出一些关键字将非常有帮助。你无需为每个部分估算时间。你只需设想自己将要做些什么。关键字将帮助你进行想象,从而也将推动你做出更合理的估算。

你应该能够快速明确每个任务的最初和最后的步骤。举个例子来说,当我看到标记为“编写新的博客条目”的任务时,我知道第一步便是选择一个主题。而最后一步则是点击“发行”按键。如果你不能在列表上为任务的第一步和最后一步命名,那么你的任务便不可能拥有明确的界限。这时候你将需要花些时间去定义这些步骤,或者你需要更清楚地定义任务,可能的话将其划分成一些小组块。准确的估算通常都需要明确的开始/结束界限。

仔细考虑100%完成任务需要哪些元素。如果你的任务是“支付账单”,那么当你写下支票,完成在线支付,将付费账单储储存在文件柜中,或平衡了支付簿时,一切都算结束了吗?不要忘记考虑整理与储存资料所需要花费的时间。即使你只是在做晚餐,你在之后也需要清洗碗碟。

在周期性任务中重新使用估算数值

当你完成了一个周期性任务时,你需要记录下所花费的时间,如此你便能在今后再次使用这一数值。当任务重新出现在你的任务列表上时,你便可以回头查阅之前的估算。因为它们都是基于之前的结果而非之前的估算,所以只写估算值将非常精确。

我建议你可以为一些较常出现的周期性任务创造一个估算列表。以下便是关于这一点的2种方法:

方法1(简单版本)。对于一个非常基本的估算列表,你只需要为每个任务记录一个数字。即只记下你上次执行这一任务花了多少时间。

你的估算列表样本将如下:

购买生活必需品—-55分钟

做晚饭与吃碗饭—-42分钟

清扫屋子—-83分钟

洗衣服,折衣服,收好—-75分钟

等等

当你为周期性任务创造了一个事件估算列表时,你便可以通过在时间表上添加任务而为自己的一天创造一个非常合理的计划。

方法2(细节版本)。对于更复杂的版本,你可以为每个任务记下4个数字:(1)从开始记录算起你完成任务的次数,(2)完成任务的最短时间,(3)完成任务的最长时间,(4)完成任务的平均时间。你可以使用这些数值在未来的任务中做出合理的估算;最小与最大间的范围将呈现出你的估算的合理性。不管何时当你再次完成每个任务时,你需要花些时间去更新数值。实际上,这并不需要花费太多时间,但却能够帮助你创造出一份非常精准的估算列表。

为了使用这一方法去更新你的平均任务时间,你可以将(1)乘以(4),添加所需时间去完成最新的反复,然后将结果除以(1)+1。举个例子来说,如果你之前完成了某一任务10次,每次反复时间平均为30分钟,而第11次反复花费了35分钟,然后你的新的平均数便是(10×30+35)/(10+1)=30.45分钟。这一方法将让你能够无需记录所有之前任务所需要的时间而更新平均值。

如果你记下了完成一个任务的最短时间,你便能够使用该数值去挑战自己。打破之前的记录能够推动你更快速地执行任务。最起码你会想办法去打破平均时间值。定时能够有效地推动着自己快速前进,特别是在面对那些较乏味的重复任务时。

对于大多人来说我会建议他们使用方法1。方法2的威力过于强大,除非你真的想要优化时间的使用。

结论

学习如何有效地估算时间是一种很有帮助的技能。而上述所列出的各种方法也很容易执行。

成为一名优秀的估算者能够通过帮助你更好地进行日常时间管理,从而更好地完善自己的生活。你是否曾花时间去定义自己的生活目标?你是否设定了一个合理的目标?你是否致力于一个正确的职业?如果你的整体生活策略毫无意义,那么精通较低级别的策略将不可能给你带来任何帮助。

虽然如此,精确的估算则能够让你在多个领域受益,所以这是你需要尽早掌握的一项技能。你也能在明确更高级别的生活目的和长期目标前发展这项技能。但是你必须确保在某些情况下记得去应对那些更高级别的技能,如此你才不会变成跑步机上盲目快速奔跑的老鼠。

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